Mire kell ügyelni az elektronikus munkaidő nyilvántartásnál?

 
 Akár papíron, akár elektronikus formában vezetjük a munkaidő nyilvántartást, fontos tisztában lennünk azzal, hogy milyen szabályoknak kell megfelelnünk. A munkaügyi ellenőrzés során ugyanis erre kiemelten ügyel a hatóság és komoly büntetést kockáztat, aki akár egyszerű tájékozatlanságból nem felel meg a szabályoknak.

   Egyre több vállalat már nem papíron vezeti a munkaidő nyilvántartást hanem elektronikus formában. Ez komoly előnyökkel jár, hiszen egyszerűbben átlátható és ellenőrizhető, és nem utolsósorban olcsóbb is mint a papíralapú nyilvántartás. Azonban itt is van néhány olyan dolog, amire fontos ügyelni, mert egy esetleges ellenőrzésnél méretes büntetésbe lehet belefutni. A BDO Magyarország legfrissebb hírlevelébenösszegyűjtötte, mire kell ügyelnünk!
 
Az érkezés/távozás nem azonos a munkaidő kezdő és befejező időpontjával
 
  A munkáltató köteles nyilvántartani a munkaidő kezdő és befejező időpontját, mely nem azonos a munkahelyre történő belépés és onnan történő távozás blokkolási időpontjával. Fontos világosan látni azt, hogy semmilyen jogszabályi előírás nincs arra vonatkozóan, hogy a tényleges munkahelyre történő érkezés és onnan történő távozás időpontját tartsa nyilván a munkáltató. Azt is világosan kell látni kell, hogy abban az esetben, ha az általunk vezetett munkaidő-nyilvántartás a munkaidő kezdeteként az érkezést, a munkaidő végeként a távozást tünteti fel, ezen munkaidő adatok alapján kell a munkabérek elszámolását is teljesíteni, még annak ellenére is, ha a ledolgozott órák számát összegző oszlop a nyilvántartáson 8-ban jelöli meg.

Blokkolás BE	Blokkolás KI	Munkaóra
05:47	14:42	8

 
   Több bírósági ítéletben is kimondásra került, hogy a munkáltató viseli a munkaidő-nyilvántartásban szereplő adatokkal kapcsolatos jogkövetkezményeket. Például a Kúria Mfv.II.11.038/2011/3.számú ítéletében kimondásra került, hogy a munkáltató „nem hivatkozhat alappal arra, hogy a […] túlmunkavégzésről nem tudott, hiszen a munkáltató kötelezettsége az, hogy a vezetett jelenléti ívek alapján meggyőződjön a munkavállalók munkavégzési körülményeiről.”
 
   A Kúria Mfv.II.10.246/2012/6. számú ítélete ehhez kapcsolódóan így fogalmaz: „Az Mt.140/A.§ (1) bekezdése a munkáltató kötelezettségévé teszi a valós adatokat tartalmazó munkaidő nyilvántartás vezetését, így a felperes eredménnyel nem hivatkozhat arra, hogy a munkavállaló helytelen bejegyzése miatt kellett utóbb javításokat eszközölnie azon”
 
   Vagyis, ha a munkaidő-nyilvántartások a munkaidő kezdő és befejező időpontjaként a tényleges blokkolási időket rögzítik óra, perc pontossággal, mely minden esetben néhány perces eltérést mutat a beosztott munkaidő-nyilvántartás adataihoz képest a munkaügyi ellenőrzés jogosan fogja számon kérni a munkáltatón a rendkívüli munkaidőben történő munkavégzés díjazási szabályait.
 
2. Munkavállaló általi hozzáférés és ellenőrzés lehetősége
 
  Bár az Mt.-ben nem szerepel, mégis a legújabb bírói gyakorlatból az olvasható ki, hogy a munkavállaló munkaidő-nyilvántartáshoz való hozzáférését köteles a munkáltató biztosítani:
A Kúria Mfv.II.10.825/2011/5.számú ítéletének indoklása ehhez kapcsolódóan a következőket mondta ki: „A jogszabály ilyen irányú tételes rendelkezése hiányában is megállapítható az, hogy a szabályozás céljának csak a munkavégzés helyén vezetett, vagyis olyan nyilvántartás felel meg, amely mind a munkavállalók, mind a hatóság részéről azonnal ellenőrizhető.”
 
  Ez egyébiránt más Kúria ítéletekben is következetesen megjelenik: „A szabályozás céljából és jellegéből következően azonban a nyilvántartást az egyes adatok elszámolási kötelezettségéhez kötődően kell vezetni, vagyis akként, hogy az egyes munkaidő elemek jogszabályi feltételeire vonatkozó rendelkezések betartása ellenőrizhető legyen a hatóság és a munkavállalók számára. Ennek során figyelemmel kell lennie a nyilvántartott adatok tartalmára és a nyilvántartásuk rendeltetésére” [Mfv.II.10.646/2011/4.szám]
 
   Vagyis az elektronikus munkaidő-nyilvántartások vonatkozásában is meg kell teremteni annak a lehetőségét, hogy a munkavállaló az általa munkában töltött időadatokhoz hozzáférjen és azokat ellenőrizni tudja.
 
3. A nyilvántartás hitelesítése
 
   Az elektronikus munkaidő-nyilvántartások vonatkozásában is célszerű a munkáltató által vezetett időadatokat a munkavállalóval, a munkavállaló által vezetett időadatokat pedig a munkáltató részéről jóváhagyatni, hitelesíteni.
 
   Ez egyrészt történhet az elektronikus időnyilvántartás adatainak egyszeri nyomtatott formában történő aláíratásával, másrészt azokon a munkahelyeken, ahol minden érintett munkavállaló részére biztosított elektronikus felületen is a hozzáférés, egyéni aláírási jelszavak alkalmazásával.
 
4. A naprakész munkaidő-nyilvántartás követelményének érvényesülése az elektronikus munkaidő rendszerek kapcsán
 
   Álláspontunk szerint azon elektronikus munkaidő-nyilvántartási rendszerek is problémásak, melyek a tárgynapi munkaidő kezdetét prezentáló munkaidő nyilvántartást nem képesek a tárgynapon készíteni, csak olyat, mely a munkaidő kezdete helyett a tényleges blokkolási időket tartalmazza.
 
   A munkaidő-nyilvántartásnak naprakészen kell rendelkezésre állnia. A munkaügyi hatóság álláspontja szerint a nyilvántartás lényege éppen az, hogy a munkakezdés és befejezés időpontja annak kezdetekor, illetőleg végén rögzítve legyen. A hatósági álláspont helyességét több bírói ítélet is alátámasztotta. Példának okáért az egyik ügyben a munkáltató azzal érvelt, hogy a meglehetősen nagy üzleti forgalom mellett nem volt lehetősége a nyilvántartás vezetésére, de azt utólag pótolta. A bíróság úgy ítélte meg, hogy az elmaradt nyilvántartás későbbi pótlása a mulasztás miatti felelősség alól nem mentesíthet, tekintettel arra, hogy a jogszabály rendelkezéséből az következik, hogy a munkaidő-nyilvántartásra a munkavégzéssel egyidejűleg kell, hogy sor kerüljön (Fővárosi Munkaügyi Bíróság 23. M. 1088/2006/3.).
 
   A Legfelsőbb Bíróság pedig hasonló tényállás mellett indokolásában azt mondta ki, hogy a Munka törvénykönyvében foglalt követelményeknek csak a naprakész, és a munkavállalók által is ellenőrizhető nyilvántartás felel meg (Mfv. II. 10.316/2005/3.).
 
   Ehhez kapcsolódóan hivatkozunk a Kúria Mfv.II.10.585/2011/4. számú ítéletének indoklására, mely hasonló tényállásnál kimondta, hogy „a nyilvántartani rendelt adat jellege határozza meg, hogy ennek milyen időszak vonatkozásában kell rendelkezésre állni. A felperes által alkalmazott un. blokkoló kártyás munkaidő-nyilvántartás a törvényi előírásoknak nem felelt meg, mert a központba beérkező adatok csak 24 óránként kerültek frissítésre és sem az ellenőrök, sem a munkavállalók számára nem voltak hozzáférhetőek, ellenőrizhetőek.”
 
5. Általános megfelelősség kérdésköre az adatok utólagos módosításának tükrében
 
   Ahogyan a ceruzával elkészített munkaidő-beosztás és munkaidő-nyilvántartás nem fogadható el megfelelő nyilvántartásnak, úgy álláspontunk szerint azoknak az elektronikusan vezetett munkaidő nyilvántartásoknak a megfelelőssége is joggal megkérdőjelezhető, melyek a munkaidő adatok utólagos, nyom nélküli módosítását lehetővé teszik.

Forrás: bdo.hu