Időtervezés a munkahelyen

Mindennap eljön a munkaidőnek az a szakasza, amikor az agy zombi üzemmódba kapcsol, a terméketlen időszak a többségnél kora délután köszönt be. Ha erre az időre a teljes sziesztát nem is tudja megoldani, fontos lehet, hogy ne ilyenkor végezze a legnagyobb erőfeszítést igénylő munkát – írja a HVG.
 
   Az időtervezés nem egyszerű dolog, hiszen egyszerre kell akrobatikázni a saját és a munkatársaink, az ügyfeleink vagy a partnereink idejével, feladataival. Mindezt úgy, hogy egyszerre tudjunk szigorúak lenni – főleg a saját határidőinkkel kapcsolatosan – és rugalmasak, hiszen az élet sok mindnet felülírhat. Ezzel együtt azt is el kell fogadni, hogy bármilyen jól is tervezünk vagy priorizálunk, mindig lesznek  olyan őrült időszakok, amikor egyszerre kéne csinálni több mindent. Mese nincs, senki nem tud egyszerre több helyen lenni, de azért a tervezésnek és időbeosztásnak vannak trükkjei. Íme néhány, amely a Fortune magazin cikke szerint segíthet pályán maradni.
 
Tervezze meg és írja le!
 
  Tervezze meg a napját stratégiai szempontból. Gondolja át milyen találkozói vannak, ezekre fel kell-e készülni, és mennyi időt szán legfeljebb egy-egy megbeszélésre. Fontos, hogy hol lesznek a megbeszélések, mert érdemes eleve úgy szervezni, hogy a lehető legkevesebbet kelljen az egyik helyszíntől a másikig utazni. Ugyanakkor hagyjon pihenőt is két tárgyalás között, és ez ne csak az utazási idő legyen: igyon egy kávét vagy üdítőt nyugiban, esetleg olvasson bele egy újságba, pihenjen tíz percet, és csak aztán kezdjen rákészülni a következő eseményre.  A „to do” listát érdemes hétvégén – vagy az utolsó munkanapon- elkészíteni a következő hétre, napi és heti feladatokra lebontva.
 
Tudni kell mikor merül le az agy
 
 Mindenkinek vannak holtpontjai, amikor úgy érzi, hogy az agya zombi üzemmódba kapcsolt, és több információ már se ki, se be nem tud menni. A rossz hír, hogy ez szinte elkerülhetetlen, és minden egyes nap bekövetkezik. A jó hír viszont az, hogy általában ugyanabban az időpontban történik – a legtöbb embernél kora délután kettő és három óra körül -, így ha kicsit megfigyeljük magunkat, még tervezni is lehet vele.  Erre az időszakra – amikor csak lehet - ne tervezzünk nagyon megterhelő munkát, fontos tárgyalásokat. Ilyenkor érdemes a könnyebb, például adminisztrációs rutin feladatokat elvégezni.
 
Rövid megbeszélések
 
 A tanulmányok szerint egy átlagos ember maximum 18 percig tud teljesen koncentrálni egy adott feladatra, ezért nem érdemes 30 percnél hosszabb megbeszéléseket tartani. Ha az egyik kolléga bealszik a heti megbeszélés alatt, az nem feltétlenül az ő hibája. Fejben határozzuk meg előre, mi a megbeszélés célja, mit akarunk mondani, mire vagyunk kíváncsiak – tartsuk magunkat ehhez és ne hagyjuk más irányba terelni (ha csak nem valami nagyon fontos, rendkívüli dologról van szó) illetve kerüljük a dagályos hegyi beszédeket is.  Ha mégis kénytelen fél óránál hosszabb megbeszéléseket tartani, és a kollégák egyre lejjebb csúsznak a székükön, mozgassa meg őket! Mondja például azt, hogy menjenek át egy másik helyiségbe, vagy ki a teraszra, a kertbe folytatni, hiszen már pár perces mozgás is csodákra képes.
 
Legyen elszámoltatható
 
  Ha a „to do” listával elcsúszik, tegye fel a kérdést magának: miért történt ez, rossz volt az időtervezés, vagy túl sok volt a feladat? És ami még fontosabb: őszintén válaszoljon is. Ne keressen mentségeket, legyen realista, és korrigáljon ez alapján, illetve legközelebb a tapasztalatok alapján tervezze meg a napját.
 
Ne legyen szűk keresztmetszet
 
  Mivel az egyes feladatok elvégzése nem csak önön múlik, a kollégák időigényével is számolnia kell, méghozzá reálisan. Azt várni egy munkatárstól, hogy öt perc alatt elvégezzen egy munkát, amire a józan ész szerint legalább egy fél nap kell, nem hatékony és nem is korrekt. Ezzel csak belekényszerít mindenkit a felesleges stresszhelyzetbe, tudván, hogy a feladat nem befutható.  Amikor feladatot és határidőt oszt ki,  egyeztessen a kollégáival, és kérdezze meg, hogy szerintük ehhez mennyi idő kell.
 
Tudni kell elengedni
 
  Ez talán a legnehezebb, de a legfontosabb is. Egyszerűen tudomásul kell venni, hogy van olyan nap, amikor nem végzünk mindennel, és időnként sokkal jobb félbe hagyni valamit, mint mindenáron befejezni.
 
Forrás: HVG