A szabadság és egyéb távollétek nyilvántartása

A Munka törvénykönyve a munkáltató kötelezettségeként írja elő, hogy a szabadságot, egyéb távolléteket, a munkaidőt és a munkaidővel kapcsolatos megállapodásokat nyilvántartsa. Egy munkaügyi ellenőrzés során ezen adminisztrációs feladat teljesítésének elmulasztása – akár egyetlen munkavállaló vonatkozásában - munkaügyi bírság kiszabását is eredményezheti – írja a munkajog.hu.

   A szabadság nyilvántartásának módját alapvetően az határozza meg, hogy a szabadság kiadása milyen formában történik. A főszabály az, hogy a szabadságot a munkaidő-beosztás szerinti munkanapokra kell kiadni. Ez az általános munkarendre vonatkozik, tehát amikor a munkavállaló heti öt munkanapot, hétfőtől péntekig, napi nyolc órát dolgozik.
 
   Egyenlőtlen munkaidő-beosztás (munkaidőkeret, elszámolási időszak) esetén ilyenkor a hét minden napja munkanapnak számít, kivéve a munkaidő-beosztás szerinti heti pihenőnapot és a munkaszüneti napot.
 
   Tehát ha egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén a munkavállaló beosztás szerinti munkanapja szombat, vagy vasárnap, akkor szabadság ezekre a napokra is kiadható. Viszont munkaszüneti napra akkor sem adható ki szabadság, ha ezen a napon a munkavállaló egyébként beosztás szerinti munkaidőben munkát végezne.
 
   Amennyiben a munkáltató a szabadságot munkanapban adja ki, azt nyilvántartani is munkanapban kell.
Egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén 2013. augusztus 1-jétől a munkáltató az adott naptári évre azt a megoldást is választhatja, hogy a szabadságot a munkavállaló munkaidő-beosztásával azonos tartamra adja ki, számolja el és tarja nyilván.
 
   Ha például a munkavállalónak a szabadsággal érintett napon munkaidő-beosztása szerint 12 órát kellene dolgoznia, akkor 12 óra kiadott szabadságot kell kiadni, elszámolni és nyilvántartani. Ez a módszer megköveteli a munkáltatótól a szabadság órákra történő átszámítását. Ennek megfelelően a munkavállaló munkanapokban meghatározott szabadságát meg kell szorozni a munkavállaló munkaszerződése szerinti napi munkaidővel.
 
   Ha például a munkavállaló 21 munkanap szabadsággal rendelkezik az évben, és munkaszerződése szerint általános teljes napi munkaidőben, azaz napi 8 órában foglalkoztatják, akkor 21 x 8 = 168 óra szabadságra jogosult az évben. A példa szerinti esetben a munkavállaló szabadsága 1 munkanap szabadság kiadásával 156 órára csökken.
 
   Egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén ez a választási szabadság a munkáltatót naptári évre illeti meg. Ha az első szabadság kiadásakor a munkáltató nem döntött úgy, hogy a szabadságot a munkavállaló munkaidő-beosztásával azonos tartamra adja ki, akkor a főszabály érvényesül, azaz az az egész naptári évben munkanapban kell a szabadságot kiadni, elszámolni és nyilvántartani.
Munkaidő-beosztás hiányában a szabadságot az általános munkarend (heti 5 munkanap) és a napi munkaidő (8 óra) figyelembevételével kell kiadni.
 
   A szabadságot minden esetben a munkaidő-beosztás szerinti egész munkanapokra kell kiadni. Az órában nyilvántartott szabadságok esetén sincs lehetőség arra, hogy a munkavállaló délelőtt munkát végezzen, délután pedig szabadságát töltse.
 
  Az egyéb távolléteket (például véradás, kötelező orvosi vizsgálat) továbbra is a beosztás szerinti munkaidővel kell elszámolni. Ez alól a betegszabadság képez kivételt, amelyre a szabadság kiadásának szabályait kell alkalmazni.
 
  A rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság nyilvántartásán túl vannak olyan munkaidővel kapcsolatos külön megállapodások, amelyek nyilvántartását ugyancsak a munkáltató kötelezettségeként írja elő a törvény. Így nyilván kell tartani, ha a munkáltató és a munkavállaló hosszabb teljes munkaidőben történő foglalkoztatásban állapodnak meg, azaz ha a teljes napi munkaidőt legfeljebb 12 órára emelik. Ilyen megállapodás akkor köthető, ha a munkavállaló készenléti jellegű munkakört lát el, vagy a munkáltató, illetve a tulajdonos hozzátartozója.
 
  Nyilván kell tartani a hosszabb teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalókkal kötött, a napi és a heti beosztás szerinti munkaidő mértékének megemelésére vonatkozó megállapodásokat is (a napi munkaidő legfeljebb 24 órára, a heti munkaidő legfeljebb 72 órára emelhető). A napi és a heti beosztás szerinti munkaidő mértékének megemelésére vonatkozó megállapodás a légi, vízi, közúti és vasúti közlekedésben dolgozó, törvényben meghatározott munkavállalókkal is köthető (a napi munkaidő legfeljebb 24 órára, a heti munkaidő legfeljebb 72 órára emelhető), amely megállapodásra a munkavállaló nyilvántartási kötelezettsége ugyancsak kiterjed.

Forrás: munkajog.hu